Интернешънъл Асет Банк АД е универсална банка, с пълен лиценз за вътрешни и международни операции. На територията на страната има 33 клона и 48 офиса в 68 населени места, като тя е една от петте останали изцяло български банки. През 2008 г. финансовата институция реализира няколко ИТ инициативи в приложен аспект, най-мащабният сред които е внедряването на решението за управление на документооборота Archimed еDMS.

“Когато стартирахме този проект, направихме проучване на седем системи и се оказа, че до голяма степен тези деловодни информационни решения обхващаха или само регистрацията на документите и въвеждането им в електронен вид (т.е. сканирането им), или електронен архив, който да бъде достъпен при необходимост, т.е. само цифровизиране на информацията. Липсваше проследяване на движението и динамиката, възможността за поставяне на резолюции и подготовката на решения. А нашата идея беше дейността да се обхване като управление на процесите. Целите ни бяха свързани с конкретни ефекти, които следва да бъдат постигнати с помощта на решението”, разказва Георги Средков, директор на Дирекция “Информационни технологии” в Интернешънъл Асет Банк АД.

„Archimed e мащабирана и адаптирана изцяло за нуждите на банката спрямо предварително заложените цели и правила. Първо се внедри подсистемата за електронни кредитни досиета, която регулира дейностите по подаване, обработка, взимане на решение и последващия контрол на кредитните досиета. Преди това използвахме хартиени носители. Звената, които отразяват тази дейност са няколко и всички те трябваше да имат копие от документите, беше необходимо да си ги предават, за да могат да напишат своите становища. Сега комуникацията се осъществява изцяло чрез системата”, продължава Георги Средков.

С помощта на решението се реализира и контрол на процесите – проверява се дали досиетата отговарят на зададените изисквания (наличие на определени документи, редът им на сканиране и т.н.). След това едновременно се насочват към дирекциите, които ще ги обработват. Ако има необходимост, се изискват допълнителни документи по окомплектовката, като тези искания не се дублират, защото служителите от различните отдели могат да видят заявените документи и становищата на своите колеги. За обработката на електронните кредитни досиета има разписани правила и процесите в системата са настроени според вътрешните нормативни документи на банката. Например, ако един кредит е над определена сума, той автоматично се прехвърля за разглеждане едновременно и към трите дирекции – Правна, Риск и Кредитна.

“Чрез въвеждането на решението се постигна ефект на подреденост. Изпълнителската дисциплина се подобри, избегнаха се усложнения в комуникацията, движението на папките от документи, съдържащи понякога над 100 страници, се оптимизира. В момента обработката на кредитните досиета обикновено се извършва в рамките на 2 дни, минавайки през всичките инстанции. Съкратихме времето за тази дейност повече от два пъти - преди беше нужна около седмица. Спестените разходи за хартиени разпечатки също са значителни. Инвестицията е оправдавана и е възвръщаема в рамките на три до четири месеца” коментира Георги Средков. Вторият етап на проекта е насочен към въвеждането на деловодния модул на системата.

“Банките са ангажирани с отчетността си към различни контролни органи, има тенденция за увеличаване на обема от документи, подготвяни и придвижвани от деловодството – жалби и похвали, които са нормативно изискуеми, договори, писма, запорни съобщения, идващи по линия на различни институции и т.н. Амбицията ни беше да автоматизираме тези процеси и да създадем единен индекс на документите. До сега имаше няколко регистрационни режима за различните видове документи. Целта ни беше освен да се намали хартиеният документооборот, да бъдат въведени и уникални за номера на документите на ниво банка”, разказва IT директорът на Банката.

Интерфейсът и начинът на работа за двата модула е подобен, но логиката на движение на документите е различна. В деловодната система те отново се регистрират, но най-често са насочени до изпълнителните директори - те дават своята резолюция и в последствие документите достигат до съответните служители. Целият процес се осъществява онлайн и не е необходимо да се правят хартиени копия.

“Приложихме и OCR (Optical Character Recognition) технология. Запорното съобщение или писмото се сканират, а чрез OCR се разпознават символите и това позволява пълнотекстово търсене на информация за даден клиент в архива”, завършва Георги Средков.