Archimed eProcess Web 2021

Нова функционалност

След въвеждане на низ за парола в съответното поле, вече се появява чекбокс, който, докато е натиснат, води до премахване на маскирането на въведените данни. По този начин потребителят може да види въведената от него парола.
Цялостно визуално обновяване – приложението вече има изцяло нов облик и съвременно излъчване. Изцяло е сменена темата на приложението, като е променено цветовото оформление, консолидирани са в един стил и са променени всички икони, променени са и шрифтовете. На практика са направени промени по всички страници от приложението, включително е променен и основният изглед (РКК) на документ. Новият дизайн е модерен, осигурява по-добра прегледност на данните и акцентира на важната информация в страниците;
- Създадена е изцяло нова страница в приложението - „Работен плот“. В нея са добавени четири броя таблици, включващи информация за последно регистрираните в системата (най-нови):
  - Поставени към мен неотговорени задачи;
  - Поставените от мен неотговорени задачи;
  - Насочени към мен документи;
  - Мои работни документи.

- Добавена е нова страница „Документи“, в която е наличен списък с достъпните за потребителя документи. Списъкът може да се филтрира, чрез няколко бързи филтъра, които по същество представляват филтър:
  - По краен срок на документа (Всички, В срок, Просрочен, Застрашен);
  - По вид кореспонденция (Всички, Входяща, Изходяща, Вътрешна);
  - По дата на регистрация (Днес, Посл. ден, Посл. седмица, Посл. месец или указан от потребителя период);
  - По състояние (Всички, Чернова, Работен, Публикуван);
  - По регистратор (Всички, Регистриран от мен);
  - Насочени към (Всички, Насочен към мен).
- Заменена е иконата на потребителското меню (до момента човече) с инициалите на автентикирания потребител, за по-голяма информативност и да бъде предпоставка за елиминиране на потребителски грешки. Инициалите се формират от първата буква на първата дума от името (full name) на потребителя и от първата буква на последната дума от същото поле.
- Улеснена е работата с приложението, чрез асоцииране на клавиш „Enter” от клавиатурата с потребителски действия. По този начин се повишава ергономията и се ускорява работа с приложението.

Разработка на механизми за заличаване на лични данни и документи в съответствие с регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и Съвета в модул Archimed eProcess:
- Привеждане на Archimed eDMS в съответствие с регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и Съвета в частта му за заличаване на лични данни, чрез добавяне на функционалност, която да дава възможност за заличаване на данни, след изтичане на определен срок;
- Намаляване на обема от съхранявани лични данни, ограничавайки по този начин размера на евентуалната щета, която би настъпила при кражба на базата;
- Намаляване на обема на съхраняваната, ненужна информация от организациите и освобождаване на сървърен ресурс;
- Осигуряване на възможност за изготвяне на справка/списък описваща документите, подготвени за заличаване.
Възможност за опресняване на данните за кореспондент с въведен валиден идентификатор ЕГН/ЕИК, при наличие на връзка с външни източници за извличане на кореспондентски данни (например RegIX, ГРАО), при редакция на кореспондент е наличен бутон „Импортирай“.
Възможност за извличане на данни от Търговски регистър (Справка за актуално състояние) по въведен ЕИК на кореспондент, за администрациите имащи достъп до този регистър в REGIX (Registry Information eXchange system);
Добавена е възможност за отказ от регистрация на входящо ССЕВ съобщение (по подобие на отказ от регистрация на СЕОС съобщение).
Възможност за ограничаване на възможността за изпращане и получаване на големи съобщения, чрез ССЕВ и СЕОС до размери, които се поддържат от съответните библиотеки/протоколи.
Разработен е механизъм за автоматично изпращане на изходящо ССЕВ съобщение, след регистрация на входящо ССЕВ съобщение в публикуван документ, така че съобщението да бъде със следните параметри:
- Подател = получателят на входящото съобщение;
- Получател = подателят на входящото съобщение;
- Относно = "Съобщението е регистрирано";
- Текст = "Вашето съобщение бе регистрирано в документ с номер ... от дата ....",
При регистрация на съобщение получено, чрез електронен обмен е възможно ново-регистрираният документ да бъде документ-отговор.
При изпращане на съобщения, чрез електронен обмен, вече е възможно да се дефинира изпращането на подписано съдържание от електронен архив със следните стойности:
- Само съдържание;
- Съдържание с прикрепен подпис (attached signature);
- Съдържание с отделен подпис (detached signature) - настройка по подразбиране.
Добавена е възможност за едновременно добавяне (с едно действие) на множество файлове в електронен архив на документ;
Създадена е функционалност, която да позволи електронно съгласуване на документите, използвайки електронно подписване на файлове (тип Cades) в електронен архив на документите.
Създадена е възможност за подпечатване на PDF прикачените файлове в електронен архив с регистрационния индекс на документа, като по този начин се:
- Покрият изискванията на различни одитори на документните процеси в организациите и се осигури възможност за автоматизирано поставяне на регистрационния индекс на документите, върху техните прикачени файлове;
- Улеснят регистраторите на документи, чрез елиминиране на нуждата от ръчно надписване на хартиените документни копия, чрез поставяне на техния регистрационен индекс.
Оптимизирана е възможността за печат на документ. При извършване на печат (CTRL + P) на някой от изгледите на документ, се печатат само данните за конкретния документ, а различните бутони, менюта и стилове се крият. По този начин се разпечатва само значещата информация, пести се хартия и се повишава ергономията;
Възможност за указване на периодът, през който се изпращат генерираните от приложението имейли. До момента този период беше фиксиран на десет минути.
Създадена е нова системна роля "Share documents outside of the organization“. Само асоциираните с нея потребители могат да:
- Генерират и изпращат код за достъп до документа;
- Изпращат документа по имейл.
Съдържанието на справката „Деловоден дневник“ вече може да бъде експортирано във вид на .pdf или .xls(x) файлове;
Добавени са нови критерии по които може да се търси документ в страница „Търсене“. Новите критерии са следните:
- Търсене по работно състояние („Чернова“, „Работен“, „Публикуван“);
- Търсене по архивно дело.
Създадена е възможност експорт на съдържанието на следните списъци във файл:
- Списък от намерени документи, чрез страница „Търсене“;
- Списък от намерени документи, чрез страница „Документи“;
Към всеки един документ е добавен нов таб (изглед) „Множества“.
- В него се виждат всички множества в които документът е добавен;
- Чрез контекстно меню в изгледа, може да се изважда документът от множествата в които е добавен, от потребители със съответната роля.
- Изваждането оставя следа в изглед движение на документа;
- В списъка се виждат следните данни: Дата на добавянето; Код и наименование на множеството; Потребител извършил добавянето.
- Новият таб "Множества" не се вижда от потребители, които имат частична видимост върху документа.
Добавена е нова колона „Системна дата“, която съдържа дата и час на физическо регистриране на съответния елемент:
- Изглед (таб) „Движение“ на документ;
- Изглед (таб) „Задачи“ на документ;
- Детайли на поставена задача по документ;
- Отговор на задача по документ;
- Списък с етапи от процес;
- Списък с допълнителни бележки.
Създадена е глобална за приложението настройка, която указва дали в страниците „Търсене“, „Документи“ и „Задачи“ се запомня състоянието на филтрите, в рамките на текущата потребителска сесия. Опцията по подразбиране е включена, т.е. по подразбиране се запомнят стойностите на последно използваните филтри.
Създадена е нова настройка на ниво документен тип, която да указва, дали за работни документи от съответния документен тип, е допустимо да се въвежда резолюция.

Подобрения

Списъкът с „Мои чернови“ в страница „Работен плот“ е заменен със списък от „Неотговорени задачи, поставени от мен“. По този начин служителите на ръководни позиции ще имат почти постоянно пред погледа си задачите които възлагат, така че да могат по-лесно да контролират тяхното изпълнение.
В страница работен плот е изцяло преработена притурката "Насочени към мен документи", която вече се нарича "Насочвания към мен". По същество съдържанието на притурката вече представлява информация за действията „Насочване“ към потребителя, а не (само) информация за документи, които са насочени към потребителя
Добавена е стойността на "Очакван отговор" към притурките за задачи в "Работен плот". По този начин, потребителят, чрез съответната притурка в работния плот, може да се информира в пълнота за поставената задача.
Изцяло е преработен и оптимизиран дизайнът на екрана за търсене на документи. Новият дизайн осигурява следните предимства и възможности:
- Списъкът от филтри за търсене е разделен на две – основна част и разширена част;
- Лесно и бързо се извършват корекции в критериите за търсене на документи, за което вече не е необходимо да се използва бутонът „Назад“ на браузъра, след извършване на търсене (резултатите от търсенето са в същата страница, като филтрите за търсене);
- Тъй като в един екран се виждат критериите по които е извършено търсенето и намерените резултати е понижен шансът за допускане на грешка при интерпретиране на списъка с резултати;
- Много други;
Зареждане само елементи, съобразени с максималния период от време за търсене, указана в настройките на системата, с цел намаляване на времето за зареждане на страница Работен плот и намаляване на натоварването на Archimed eDMS Server. Налични са информационни подсказки в страницата, които информират за това поведение и дават информация за размера на този период;
Изцяло е преработен дизайнът на екрана за изготвяне на справка „Деловоден дневник“;
Изцяло е преработен дизайнът на страница „е-Обмен съобщения“. Новият дизайн е изготвен в духа на страници „Документи“ и „Задачи“ и осигурява възможност за филтриране на съобщенията, чрез т.нар. бързи филтри.
Реализирани са промени при работа със съобщения в е-Обмен:
- Ако потребителят не е дал разрешение сайтът да показва браузър известия или сайтът не е отворен използвайки https протокол, то известията за нови съобщения получени в е-Обмен се показват в горния десен ъгъл на страницата на приложението;
- Филтърът в страница е-Обмен вече трябва да има задължително указана начална дата, която по подразбиране е една седмица назад спрямо текущата;
- Броячът на необработените съобщения вече показва броя на тези, които са не по-стари от една седмица;
Създадено е ново потребителско меню, което обединява настройките за „Сканиране“, „Примерни текстове“, „Групи от служители“, „Смяна на парола“, „Помощ“ и „Относно“.
Премахнат е бутонът „Нов документ“ в горната дясна част на страницата. Същият е заменен с икона „+“ в долната дясна част. При нейното натискане се отваря „изскачащо“ меню с елементи:
- Нова входяща преписка;
- Нова изходяща преписка;
- Нова вътрешна преписка;
- Нова преписка по модел;
- Нов процес.
С цел избягване на потребителски грешки, е преименуван линкът "Публикувай" в страница „е-Архив“ на "Публикувай електронен архив";
При работа с файлове, в страницата за преглед на "е-Архив" на документ, на ниво файл са извършени следните промени:
- Добавен е бадж, който указва дали файлът е подписан;
- Премахнати са всички икони за действия по файл, а на тяхно място е добавено падащо меню „Действия“, в което иконите са заменени с текст
Премахнато е заключването на електронния архив, което възпрепятстваше неговата промяна (или създаване) за документи, които са създадени от подписан имейл. По този начин, за тези документи вече е възможно да бъдат добавяни файлове, да бъдат подпечатвани съществуващите файлове и пр.
Променен начинът по който се определят привилегиите за манипулация на данните в електронен архив, с цел по-голяма гъвкавост при определяне на привилегиите за четене и промяна на електронен архив на документ е , при включена настройка „Алтернативен контрол на достъпа“. По-специално вече се следи и за наличието на право „Delete” от eDocs документния тип.
Линковете на разгледаните вече документи (за текущия браузър), вече са оцветени в цвят, ясно различим от този по подразбиране;
Вертикалният плъзгач (scrollbar), който се появява в случаите на по-дълги списъци в приложението, вече се намира в самата страница (върху съдържанието).
Поради отпадането от поддръжка на Internet Explorer е премахната възможността за сканиране, чрез ActiveX контрол. За сканиране в уеб, вече се използва наличното Java приложение
С цел оптимизация на работата с клавиатура с пикерите за избор на служител. кореспондент, вид документ и вид дейност са направени следните промени, така че:
- При отваряне на пикер, фокусът да е в полето за въвеждане на текст за търсене;
- След извършено търсене, ако резултатът е само един елемент, той да бъде маркиран, така че при натискане на клавиш enter, той да бъде избран;
- При натискане на клавиш escape, отвореният пикер се затваря.
Наличната системна роля за изтриване на документи „(EProcess) Delete documents“ е преименувана и в допълнение към нея е добавена нова системна роля. По този начин ролите отнасящи се до изтриване на документи са следните:
- „(EProcess) Delete only own documents“ – еквивалентна на предходно съществуващата „(EProcess) Delete documents“.
- „(EProcess) Delete any documents“
Наличната системна роля за редактиране на документи „(EProcess) Modify documents“ е преименувана, а съществуващата настройка „Редакция на всички видими документи“ е премахната. Добавена е нова системна роля по отношение на редактирането на документи. По този начин ролите отнасящи се до промяна съдържанието на документи са следните:
- „(EProcess) Modify only own documents“ – еквивалентна на предходно съществуващата „(EProcess) Modify documents“.
- „(EProcess) Modify any documents“;
Създадена е нова системна роля, която да указва потребителите имащи право да променят датата на документ. Ролята подменя предходно съществуващата глобална настройка „Възможност за редакция на регистрационна дата и час“. По този начин е възможно прецизно да се определят потребителите, които могат да извършват това действие.
Възможността за класиране и декласиране на документ, вече не зависи от това дали документът или неговата преписка са приключени. Възможно е да се класират или декласират приключени документи.
Променен е смисълът на настройката "Дело" в документен тип. Настройката вече е наименувана "Задължително класиране в дело". Съответно при регистриране на такъв документ в eProcess, той бива задължително класиран в указаното архивно дело, без оглед на това дали потребителят има права да класира документи
Прецизиран е автоматично генерираният отговор към подателя на ССЕВ съобщение, при неговото регистриране в системата.
Връзка между два документа вече се вижда от потребител, само ако той има пълен достъп и до двата документа.
Възможно е да се извършват следните действия с неотговорени задачи, поставени по приключени документи:
- Служебен отговор (прекратяване на задача);
- Деактивиране.
Преработени са методите за филтриране на съдържание в страница „Задачи“, така че филтрирането да става, чрез списък от бързи филтри. По този начин:
- Зареждането на желаното съдържание се случва с по-малко итерации с мишката от потребителя;
- Интерфейсът за указване на стойности в наличните филтри е по-интуитивен за потребителя;
- Интерфейсът на страницата се унифицира с този в новата страница „Документи“.
Преименувани са служебните състояния на процес за по-голяма яснота и прегледност, на:
- "Нестартиран"
- "Стартиран";
- "Приключен";
- "Прекратен".
С цел по-добро идентифициране на кореспондентите на документи стойността на техния идентификатор (ЕГН/ЛНЧ/ЕИК) е добавена към останалите данни за кореспондента в следните списъци от елементи:
• Страница "Задачи";
• Страница "Документи" ;
• Страница "Търсене";.
• Списък "Междинни" в страница "Документ".

Archimed eProcess Web 2021

Новa функционалност и подобрения

Какво ново?

Контакти

Контакти

Archimed eDMS