Административните процеси и свързаното с тях управление на документи е от изключителна важност за организациите от държавната и общинска администрация.
Чрез Archimed eDMS те могат да изградят гъвкава и лесна за използване система за управление на административната дейност, която да обхване целия процес на обслужване на гражданите и всички административни процеси в организацията.
Функциите за регистрация на документи в модул Аrchimed eProcess са съобразени с Единната държавна система за деловодство и позволяват на служителите в държавните организации да преминат безпроблемно от хартиен документооборот към работа с електронни документи и гъвкаво дефиниране и управляват всеки повторяем работен процес в организацията.
Типични решения
- Управление на входяща, изходяща и вътрешна документация в деловодство, обща канцелария и по дирекции, отдели;
- Управление и маршрутизиране на типичните административни процеси;
- Изграждане на електронни архиви от документация;
- Управление на информационни електронни регистри;
- Управление на проектна документация, договори и допълнителни споразумения;
- Управление на досиета от документи от кореспонденция с други организации;
- Управление на досиета на служители;
- Електронно съгласуване, утвърждаване и подписване на вътрешни документи с електронен подпис;
- Електронен обмен на документи с други администрации, физически или юридически лица (СЕОС, ССЕВ, имейл);
- Обслужване на граждани и фирми по електронен път;
Archimed eProcess позволява да се моделират и автоматизират всички повторяеми административни процеси, да отразявате и проследявате на какъв етап от движението е съответния процес и документите, свързани с него. Можете да установявите къде се получават забавяне или стопиране на процеса и да предприемете превантивни мерки за отстраняването им.
С директна връзка към електронния архив на сканираните/импортираните на документи, потребителят взаимодейства едновременно, както със съдържанието на документа, така и с неговата описателна част (РКК) и други данни свързани с него в контекста на цялостния работен поток.
Средствата за поставяне на задачи с конкретни изпълнители и срокове и проследяването на тяхното изпълнение гарантират спазването на нормативните срокове и до голяма степен улесняват контрола на ръководството над цялостната работа на администрацията.
Archimed eDMS дава възможност на организациите от държавната администрация и местната власт да предоставят на гражданите и фирмите модерни средства за отдалечено обслужване през Интернет.
Чрез електронните услуги значително се намалява натоварването на служителите в администрацията, спестява се време на обслужваните граждани и фирми и като резултат се повишава тяхната удовлетвореност.
Отвореният стандарт за обмен на документи, реализиран в Archimed eDMS, е значителна крачка напред в изпълнение на стратегията за електронно управление.
Той позволява на различните структури от държавната и местната власт да обменят документи директно, без загуба на време и разходи за консумативи и транспорт на документи.
Ползи за държавната администрация
- Създаване на единна електронна и управлявана работна среда за обмен на данни, дoкументи и информация;
- Ускорява бизнес процесите чрез въвеждане на автоматизирани работни потоци (workflows), следващи вътрешните правила на всяка отделна организация;
- Оптимизира документооборота чрез въвеждане на електронни документи и правила за тяхното движение и обработка;
- Съществено съкращава операционните времена и съкращава циклите при изпълнение на процедури и услуги за обслужване на клиентите;
- Подобряване видимостта и управлението на сроковете по документи и задачи;
- Чувствително съкращаване на времето за придвижване на документите и изпълнението на задачите;
- Оптимизиране на процеса на търсене на документи с минимум 60%;
- Съкращаване на разходите за съхранение и обмен на документи;
- Гарантирана сигурност на достъпа по отношение на чувствителни данни и информация посредство различни роли и права;
- Въвежда работната рамка на електронното правителство;
