През всяка организация ежедневно преминават потоци от документи - било то на хартия, или електронни - по е-мейл. Макар и в дигиталната вече ера, все още много организации се сблъскват с проблемите по съхранението и управлението на тези документи, особено когато трябва да намерят конкретен документ или да проследят историята на кореспонденция и решенията, свързани с него.
Още по-сложно става, когато една част от документите по даден казус са на хартия, други са електронни „он-лайн“ и връзката между тях е много трудно проследима.
Тези процеси се услеснят и ускоряват значително с въвеждането на софтуерни решения за управление на бизнес процеси, докуменооборот и екипно сътрудничество. С използване на такава система, Вие ще сте в състояние да управлявате автоматизирано всички бизнес процеси и свързаните с тях документи, да проследявате лесно и бързо всички критични срокове по задачи, да подобрите организацията на цялата си документация, да намирате документи още по-бързо, и едновременно с това да подобрите екипното сътрудничество.
Как работи системата за управление на бизнес процеси и документи
Това са някои от най-важните функции на системата за управление на бизнес процеси и документи:
- Позволява дигитализиране на хартиените документи чрез сканиране и въвеждане на описателна информация, необходима за тяхното управление
- Съхранява в структурирано електронно хранилище на различни видове електронни и сканирани документи и информацията за тях – PDF файлове, офис документи, електронни таблици, е-мейли и др.
- Управлява правата за оторизиран достъп до определени документи чрез роли
- Предлага средства за автоматизирано изпълнение на типични бизнес процесите /workflows/, обвързани с обработката на определени типове документи
- Позволява търсене и намиране на документите за секунди
- Предлага търсене по различни ключови думи и параметри, както и в съдържанието на сканирани документите чрез OCR
- Следи срокове по документи и изпълнението на поставени задачи по тях
- Притежава инструменти за наблюдение /справки/ за цялата история на действията по даден документ
- Следи история на промените по даден документ, като съхранява всички негови версии
- Проследява срока на валидност на документите и управлява заличаването им
- Поддържа достъп от мобилни устройства за редактиране и обмен на документи
- Защитава документите от неоторизиран достъп или модификация
- Поддръжка на back-up на файловете и възстановяване в случай на инцидент.
Изборът на подходящ софтуер за управление на бизнес процеси и документи започва с прецизна оценка на структурата, изисквания и конкретните нужди на всяка организация.
Едно от важните решения, които трябва да се вземат в самото начало, е дали данните ще се съхраняват на локален сървър в организацията или ще се съхраняват в облака.
След това, организацията трябва да реши дали ще управлява само част от документацията си (например входяща и изходяща кореспонденция) или ще включи и управлението на вътрешната документация и свързаните бизнес процеси. Важно е да се прецени и нуждата от интеграция с „core“ системите, които организацията използва, и не на последно място да се определи бюджета, който е наличен за изпълнение на проекта.
Какво да търсите в една система за управление на бизнес процеси и документи
Когато избирате система за управление на бизнес процеси и документи, трябва да следвате определена последователност. На първо място, трябва да се обсъдят подробно нуждите, да се определят техническите изисквания и да се сравнят възможните решения.
Една добра система за управление на бизнес процеси и документи трябва да предлага следните възможности:
- Файлова структура: Системата трябва да предлага логична и удобна за потребителя файлова структура, по подобие на подхода за шкаф-чекмедже-папка;
- Търсене: Софтуерът за управление на бизнес процес и документи трябва да предоставя различни опции за бързо намиране на файлове. Търсенето трябва да се основава не само на името на файла, но и на съдържанието на файла (OCR), името на кореспондента, датата и типа и номера на документа, както и други критерии за бързо търсене;
- Workflows: Системата трябва да предлага функции за дефиниране и движение на даден документ по маршрут, в зависимост от съответния бизнес процес и ролите в него. По този начин може да се следи натовареността на служителите и да контролира целия процес на взаимодействие между различните нива и отдели по обработката на определен тип документация;
- Електронни подписи: Системата трябва да позволява работа с електронни подписи по време на обработката и съгласуването на документи;
- Използваемост: Софтуерът трябва да бъде лесен за използване от служителите. Ако навигацията е твърде трудна, това нарушава ежедневните процеси и може да доведе до объркване;
- Мобилен достъп: Системата за управление на процеси и документи трябва да бъде достъпна и чрез смартфони и таблети;
- Интеграция: Системата трябва лесно да се интегрира с използваните в компанията „core“ системи и програми, като например клиенти за електронна поща, софтуер за управление на клиенти, ERP системи и др;
- Сканиране: Системата трябва да е съвместима с различни сканиращи устройства;
- Сигурност: Софтуерът за управление на документи трябва да може да ограничава кръга от хора и да определя кой може да вижда определени документи и какво може да прави с тях. Компанията трябва да може да задава динамично разрешения за достъп за отделни служители или работни групи.
Внедряването на система за управление на бизнес процеси документи в организацията дава големи предимства, тъй като:
- Съкращава времето и оперативните разходи за управление на бизнес процеси, съхранение и обмен на документи с до 30%;
- Съкращава времето за търсене на документи с минимум 60%;
- Подобрява контрола по изпълнението и сроковете на конкретни задачи;
- Гарантира, че само оторизирани лица ще имат достъп до определени документи, съдържащи търговски тайни или поверителна информация.
- Оптимизира и повишава качеството на административните и управленски процеси, както и обслужването на клиенти (граждани и юридически лица) и бизнес партньори.
