Управлението на документи много пъти е скучна и тромава административна дейност, но е от съществено значение за добрата организация, ефективност и сигурност на фирмените данни.
Ако разгледаме следната ситуация, трябва бързо да намерите сключен договор или писмо от потенциален клиент, но се изгубвате всеки път сред рафтовете с класьори и лабиринта от папки и файлове, губите ценно време и рискувате да изпуснете важни срокове. Звучи ви познато нали?

Всяка една организация използва множество системи за управление на различни процеси от дейността си. Обикновено това са счетоводни програми за управление на фактури и задължения, erp- за управление на ресурсите в предприятията, crm – за управление на взаимоотношенията с клиенти, edms – за управление на цялата документация и процесите свързани с нея, hrm- за човешки ресурси, и други специализирани и персонализирани решения.

В динамично развиващия се технологичен свят иновациите са неизменна част от ежедневието и диктуват успеха, което изисква от организациите постоянно да търсят начини за повишаване на своята ефективност и конкурентоспособност. Добрата организацията и оптимизацията на бизнес процесите са съществени за успешното управление, функциониране и развитие на всяка организация. Един от ключовите инструменти за постигане на всички тези цели е добре структурирания и ефективно управляван работен процес (workflow). 

С развитието на технологиите организациите търсят решения, които да повишат тяхната ефективност и производителност, да осигурят добра проследимост на критичните за тях процеси и на управлението на активите си, както и да облекчат работата на своите служители. Една от най-ефективните иновации в тази посока е интеграцията между системите за управление на документи (eDMS) и Интернет на нещата (IoT).

Внедряването на система за управление на бизнес процеси и документи предлага редица ползи за организацията, като подобряване на ефективността, автоматизация на процесите и по-бързо изпълнение на задачите, намаляване на употребата на хартия, носещо ползи за околната среда, лесно и бързо намиране на нужната информация, намаляване на оперативни разходи и много други.

Историята на документооборота е дълга и разнообразна. Тя отразява еволюцията на създаването на различни писмени знаци, методи за записване и управлението на информация и документи през вековете, и дава началото на първите аналози на деловодни системи.