Archimed eProcess Desktop/Web 2025

1.1 Приемане, отмяна, отказ и деактивиране на насочвания (Desktop/Web). Въведена е нова логика за определяне на състоянията на насочванията. В началото те вече се създават в състояние „Инициирано“, което позволява деактивиране, отмяна или приемане на насочването. След приемане за изпълнение от този към когото са насочени, преминават в състояние „Поставено“, когато насочванията вече могат да бъдат отказани от изпълнение, деактивирани или отговорени.

Същевременно е създадена глобална настройка, като в зависимост от нейната стойност и когато това не е необходимо, е възможно системата директно да създава насочванията в „Поставено“ състояние, което имитира поведението на по-стари версии. По този начин потребителите не е необходимо да приемат за изпълнение поставените към тях насочвания, тъй като това става автоматично, но въпреки това могат да се възползват от функционалността за отказ от изпълнение на насочване (и да го върнат към неговия инициатор).

Полза за потребителя: Възможност за допълнителна гъвкавост при електронно управление на документооборота от потребители и организации с по-сложни електронни потоци от документи, от една страна и от друга страна, възможност за запазване на по-олекотения начин на работа от предходните версии на системата при потребители и организации с по-леки електронни потоци от документи.

1.2 Пренасочване на насочвания (Web). Пренесена е съществуващата функционалност от настолния клиент към уеб клиента, с която се позволява дадено насочване да бъде отговорено чрез създаване на ново насочване. Това позволява продължаване на комуникацията и действията по същия документ, с насочване към нов изпълнител или група от изпълнители.

Полза за потребителя: Достигане на максимално ниво на еквивалентност в набора потребителски инструментариум в Archimed eProcess Desktop и Archimed eProcess Web.

1.3 Едновременно резолиране на множество насочвания (Web). Въведена е възможност за отговаряне на няколко насочвания с очакван тип отговор „Резолюция“ едновременно, използвайки едни и същи данни. След това документите, по които са поставени насочванията, могат да бъдат насочени едновременно към едни и същи служители или групи. Това силно оптимизира работата на служителите на ръководни длъжности при резолиране на еднотипни документи.

1.4 Проследяване на насочвания, отговорени с даден документ (Desktop/Web). Добавена е нова секция в списъка „Насочвания“ на документа, където се показват всички насочвания, на които текущият документ е отговор. Така се улеснява проследимостта и контрола по обработката.

Полза за потребителя: Улеснен и бърз достъп до свързана информация в рамките на конкретно стартирана електронна обработка, което спестява на потребителя търсене и филтриране на информация в системата до достигане на конкретната търсена цел.

1.5 Таб „Свързани насочвания“ и Gantt диаграма (Web). В детайлите на насочване е добавен изглед „Свързани насочвания“, който съдържа таблица и Gantt диаграма с всички пряко или непряко свързани насочвания с текущото. Визуализацията предоставя ясен преглед на времевата последователност, зависимости и изпълнение на насочванията по документа на текущото насочване.

Полза за потребителя: Бърз достъп до веригата от насочвания и изпълнените или предстоящи за изпълнение потребителски действия, свързани с електронната обработка на конкретен документ.

1.6 Gantt диаграма в таб „Насочвания“ на документ (Web). В списъка от „Насочвания“ на всеки документ също е интегрирана Gantt диаграма. Възможно е потребителите да експортират диаграмата в PDF формат. Това допълнително улеснява прегледа, анализите и докладването на активността по документа.

Полза за потребителя: По-добра визуална презентация на електронната обработка на конкретен документ.

1.7 Индикатори на работния плот (Web). Потребителят вече може да добави на своя работен плот визуални притурки, които предоставят отделни списъци от насочвания, които потребителят може да приеме, и такива, които вече са поставени към него. 

Полза за потребителя: По-добра информираност и реактивност.

1.8 Интерфейс в „Организационна схема“ за насочвания към/от служител (Web). Добавен е интерфейс, чрез който директно от структурата "Организационна схема" могат да се намерят всички насочвания, на които служител е инициатор или изпълнител. По този начин се допълва вече наличната информация за служителя, така че да се създаде цялостно досие на служителя с цялата свързана информация от системата за него.

Полза за потребителя: Съкращаване на времето за стартиране на основно потребителско действия в системата.

1.9 Запомняне на шаблон при резолиране на документ (Desktop/Web). Системата вече запомня последно използвания шаблон за създаване на насочване по време на резолиране или отговаряне на насочване. При следваща операция от същия тип, шаблонът се предлага автоматично, спестявайки време на потребителя.

Полза за потребителя: Адаптиране поведението на системата, съобразно действията на конкретния потребител с нея.

1.10 Отговаряне на насочване с работен документ (Desktop/Web). Насочванията вече си променят състоянието на отговорено, веднага след създаването на работен документ-отговор, вместо предходното, това да се случва, чак след публикуването на този документ. По този начин поведението е предвидимо и удобно.

Полза за потребителя: Възможност за по-добро функционално покритие на приложното многообразие при електронно управление на документните потоци чрез системата.

1.11 Отговор на насочване със съществуващ документ (Desktop). Създадена е възможност за отговор на насочване с очакван отговор „Документ“ с вече съществуващ документ в системата (в допълнение към възможността за отговор с нов документ);

Полза за потребителя: Възможност за оптимално разпределение на потребителската работа при електронно управление на документните потоци чрез системата, възможност за бързи корективни действия при вече изпълнени действия в рамките на електронната обработка.

1.12 Търсене на деактивирани насочвания (Desktop/Web). Търсенето по този критерий е приравнено със съответната функционалност за търсене на документи, създавайки предпоставки за по-прецизно търсене.

Полза за потребителя: Добавена допълнителна възможност за достъп до въведена в системата информация.

2.1 Подписване на действия по документи (Desktop/Web). Въведена е възможност за електронно подписване (с КЕП) на всяко действие по документ (напр. резолиране), което осигурява правна валидност и съответствие с чл. 16, ал. 4 от указанията на МЕУ за вътрешен електронен обмен на документи.

 2.2 Подписване при публикуване (Desktop/Web). Създаден е „магьосник“ в интерфейса на приложението, който помага за това, файловете в документ да бъдат електронно подписани (с КЕП), веднага след публикуване (изходиране) на документа. Новият интерфейс опростява работата с изходящи документи и гарантира изпълнението на чл. 12, ал. 12 от указанията на МЕУ за вътрешен електронен обмен на документи.

2.3 Подписване със създаване на действие (Desktop/Web). Добавен е интуитивен интерфейс, който дава възможност да се създаде действие (напр. отговор на насочване, чрез „Съгласуване“), заедно с подписване на приложените файлове – съответства на чл. 12, ал. 10 от указанията на МЕУ за вътрешен електронен обмен на документи.

Полза за потребителя от точки 2.1, 2.2 и 2.3 като цяло: Привеждане на Archimed eProcess към пълно съответствие с Методическите указания за въвеждане на изцяло електронен вътрешен оборот на документи при изпълнението на всички административни процедури в администрациите на органите на изпълнителната власт.

2.4 Визуално подписване на PDF файлове (Desktop/Web). Създаден е вграден механизъм за поставяне на визуална електронна сигнатура директно от приложението – без нужда от външен софтуер. 

Полза за потребителя: Осигурява удобство, последователност и унифицираност при подписване (PAdES) на документи.

2.5 Подписване от форма за преглед на файл (Web). Дава възможност потребителят да извърши действие, в частност да подпише файл директно от неговия прозорец за преглед, без да излиза от него, подобрявайки значително потребителското преживяване.

Полза за потребителя: Подобрява значително потребителския комфорт на служителите, участващи в електронно управление на съгласувателна процедура, включително тези на най-високи ръководни позиции.

2.6 Саморегистрация на КЕП (Desktop/Web). Позволява потребителят сам да регистрира своя КЕП за вход в системата, без да е необходима намеса от администратор. Това значително намалява административната тежест и съответства на чл. 5, ал. 2 от указанията на МЕУ за вътрешен електронен обмен на документи.

Полза за потребителя: Постигане на висока степен на оперативност и бързина както при начална настройка или начално привеждане на системата към изискванията на Методическите указания за въвеждане на изцяло електронен вътрешен оборот на документи при изпълнението на всички административни процедури в администрациите на органите на изпълнителната власт, така и при текущото ѝ използване, предвид динамиката при нормативно преструктуриране или естествено текучество в съответната администрация.

3.1 Изпращане на код за достъп чрез SMS (Desktop/Web). Позволява изпращане на код за достъп до документ към произволен получател или кореспондент чрез SMS. Действието се документира в историята на документа.

Полза за потребителя: Възможност за по-висока степен на гъвкавост и мобилност от страна на инициатора на административната услуга (физическо или юридическо лице) при достъп до инструментариума, предоставящ възможност за преглед на конкретната електронна процедура, инициирана от него в съответната администрация.

3.2 Отказ от регистриране на входящи имейли/ССЕВ (Desktop/Web). Създадена е възможност входящи съобщения по различни канали (е-Обмен, имейл и др.) да бъдат игнорирани без уведомление към подателя, като те остават достъпни за справки и последваща обработка.

Полза за потребителя: Възможност за отказ от обработка на погрешно постъпили съобщения или съобщения с неприсъщо за целите на електронния документооборот съдържание.

3.3 Поддръжка за Microsoft 365 (Desktop/Web). Системата вече поддържа Microsoft 365 като пощенски сървър, както за получаване, така и за изпращане на имейли в е-Обмен. Това подобрява съвместимостта със съвременните ИТ инфраструктури.

Полза за потребителя: Възможност за обогатяване на инструментариума, използван от конкретната администрация при участие в електронния обмен на документи по оста „Инициатор (физическо или юридическо лице) – Администрация“ или оста „Администрация – Администрация“.

4.1 Търсене от всяка страница по номер на документ или насочване (Web). Потребителите могат да въвеждат номера или част от номера на документ или насочване директно от произволна страница, което осигурява бърз и удобен достъп.

Полза за потребителя: Бърз и удобен достъп до въведената информация чрез разширяване набора на филтриращите компоненти.

4.2 Бързо търсене на служител/кореспондент (Web). Добавена е възможност за търсене по идентификатор, име, код или имейл адрес. Показва се информация за задължения, документи, насочвания и дава възможност за бързо създаване на нов документ към съответния кореспондент.

Полза за потребителя: Бърз и удобен достъп до въведената информация чрез разширяване набора на филтриращите компоненти и визуализираната информация.

4.3 Филтриране по служител при избор на документ (Web). В прозореца за избор на документ при отговор или междинен документ вече може да се филтрира по вътрешен кореспондент-служител, което ускорява избора.

Полза за потребителя: Ускоряване и добавяне на комфорт при изпълнение на потребителските действия.

4.4 Последно отваряни документи, насочвания, служители или (външни) кореспонденти (Web). Добавен е панел за бърз достъп до последните пет отваряни обекти, което позволява лесно връщане към текущата работа.

Полза за потребителя: Възможност за създаване на леснодостъпни „фаворити“, които да се ползват в кратък оперативен период.

4.5 Търсене на документи по краен срок (Desktop/Web). Създаване на предпоставки за прецизиране на резултатите от търсене на документи, чрез указване на стойност за техния краен срок (вкл. и в страниците за бързо търсене).

Полза за потребителя: Свиване бройката на информацията в списъка за визуализация, което помага за по-бърз достъп до конкретния търсен резултат.

5.1 Антидатиране на документи (Desktop/Web). Вече е възможно редактиране на регистрационната дата на документ след неговото публикуване от оторизирани за това служители. Подходящо за документи с различна дата на създаване и подписване, като договори и протоколи.

Полза за потребителя: Възможност за бърза и законосъобразна корекция на допуснати потребителски грешки при регистрация на документи в системата.

5.2 Уникален индекс за чернови и работни документи (Desktop/Web). Въведен е постоянен регистрационен индекс, който остава непроменен от създаването до публикуването на документа. Записва се и в историята му и позволява еднозначно идентифициране на тези документи.

Полза за потребителя: Създаване на визуално удобство и лекота при работа с голям брой чернови и работни документи в хода на една съгласувателна процедура, управляване електронно чрез системата.

5.3 Предотвратяване на дублиране на входящи документи (Desktop/Web). Реализирана е (автоматична) проверка за вече съществуващ документ по кореспондентски регистрационен индекс и дата, за да се избегне повторно въвеждане при получаване по различни канали.

Полза за потребителя: Париране в начален етап на възможността за повторно регистрация на един и същ документ, получен по различни канали.

5.4 Преждевременно приключване на работата по работен документ (Desktop/Web). Създадена е опция за приключване на съгласуване и редактиране чрез действие "Приключване" на работен документ. Това ясно маркира края на работата по този документ и факта, че той няма да бъде публикуван.

Полза за потребителя: Еднозначно и категорично париране на възможността за допускане на грешка в хода на една съгласувателна процедура, управляване електронно чрез системата.

5.5 Възможност за промяна на дейност или кореспондент на документ чернова или работен (Desktop/Web). Вече е възможно на документите, които все още не са публикувани (финализирани, официализирани) и по които все още се работи, да бъде променен кореспондента или дейността.

Полза за потребителя: Възможност за бърза и удобна корекция на грешки, допуснати при създаване, поради недостатъчна информираност или моментна липса на концентрация от страна на регистратора.

5.6 Гъвкаво копиране на документи (Desktop/Web). При копиране на документ, потребителят може да избира кои данни да се прехвърлят, както и дали новият документ да бъде междинен към текущата преписка, междинен към друга преписка или въобще нов иницииращ (нова) преписка.

Полза за потребителя: Повишена гъвкавост, която повишава бързината и потребителския комфорт при използване на този функционален инструмент.

5.7 Деактивиране на действия по документ (Web). Създаден е механизъм за отстраняване на грешки, неточности и въобще извършени действия по документ.

Полза за потребителя: Възможност за бърза и удобна корекция на грешки, допуснати в процеса на работа.

6.1 Повишено бързодействие (Desktop/Web). Извършването на основните операции в приложенията вече става по-бързо, благодарение на използваните по-нови технологии.

Полза за потребителя: Колкото по-бързо, толкова по-добре.

6.2 Преглед на файлове от списъци (Web). Добавени са преки връзки към файловете от електронния архив на документите в списъците от документи и насочвания, както и в притурките от работния плот. По този начин значително се съкращава времето за проверка на това съдържание.

Полза за потребителя: Многократно повишаване на бързината и комфорта при преглед, съгласуване и подписване на документ в рамките на електронното управление на документооборота чрез системата чрез рязко намаляване на кликовете и преходите от екран в екран за да се достъпи информация и изпълни потребителско действие, според ролята на потребителя.

6.3 Цялостна преработка на интерфейса за преглед на насочване (Desktop). Изцяло е преработен начинът, по който се визуализират данните за насочване в изглед „Моите насочвания“. Новият интерфейс групира тематично в отделни табове основната информация за насочването, отговора му, историята на действията отнасящи се за него и пр. По този начин значително се улеснява информирането на потребителя, осигурява се пълнота на данните и се намалява риска от грешки, допуснати от недоглеждане.

Полза за потребителя: Улесняване в значителна степен информираността на потребителя, осигуряване пълнота на данните и свеждане до минимум рискът от грешки, допуснати от моментна загуба на концентрация.

6.4 Дефиниране на начална конфигурация на работния плот (Web). Организацията може глобално да дефинира съдържанието на работния плот за всички потребители, които не са го персонализирали. Подобрява управляемостта и дава възможност за опростяване на работния плот за нови потребители.

Полза за потребителя: Подобряване управляемостта и предоставяне възможност за опростяване на работния плот за нови потребители на системата.

6.5 Деактивиране на стойности в атрибутни списъци (Desktop/Web). Позволява дългосрочна поддръжка на атрибутни списъци в електронен архив на документите, като остарелите елементи вече могат да се деактивират, вместо да се трият/подменят, запазвайки съвместимостта с вече използвани стойности.

Полза за потребителя: Повишена адаптивност на системата в типа въвеждана допълнителна информация, съобразно промените, настъпили на приложно ниво.

6.6 Визуализиране и конфигуриране на броя елементи в списъците (Web). Във всички списъци се показва броят на елементите, дори при малък брой резултати. Потребителят може да избира колко записа да вижда на страница.

Полза за потребителя: Повишена информираност на потребителя за реалния обем от данни, върнати след проведено търсене или филтриране на информация от различен тип.

6.7 Показване на пренасочвания в детайлите на насочване (Desktop/Web). Вече се визуализира списък с всички пренасочвания към дадено насочване в таба „Отговор“, подобрявайки проследимостта.

Полза за потребителя: Улеснен и бърз достъп до свързана информация в рамките на конкретно стартирана електронна обработка, което спестява на потребителя търсене и филтриране на информация в системата до достигане на конкретната търсена цел.

6.8 Видимост на състоянието на отговорен документ преди публикуване на отговора му (Desktop/Web). Добавена е възможност потребителите да виждат документа-отговор на документ, още преди той да бъде официално публикуван.

Полза за потребителя: Възможност за максимален достъп до цялата налична информация в рамките на конкретно стартирана електронна обработка, с цел максимална информираност при вземане на решения.

6.9 Прецизиране на терминологията за свързани насочвания (Desktop/Web). Въведено е единно наименование „Свързани насочвания“, обединяващо „Разпределени“ и „Пренасочени“ насочвания, а предходните „Свързани насочвания“ са преименувани на „Разпределени насочвания“ – за по-голяма яснота.

Полза за потребителя: Подобряване на интерфейсната и терминологична подреденост, с цел повишаване интуитивността при потребителско използване на системата, особено от нови потребители.

6.10 Оптимизация на добавяне на файлове (Web). Обединени са процесите по добавяне на един или няколко файла, чрез създаване на единен бутон „Добави“ файл, което намалява броя действия от потребителя и заема по-малко място в интерфейса.

Полза за потребителя: Оптимизация на интерфейса, с цел повишаване интуитивността при потребителско използване на системата, особено от нови потребители.

6.11 Подобрено Визуализиране на деактивирани обекти (Web). Създaден е унифициран интерфейс за визуализиране на деактивирани насочвания, действия и документи, осигурявайки яснота и ясно разграничаване на състоянието на тези обекти.

Полза за потребителя: Възможност за бърз и лесен достъп до данни, често съдържащ чувствителна информация за неправомерно изпълнени потребителски действия в системата.