Типични решения
- Управление на входяща, изходяща и вътрешна кореспонденция
- Управление на договори и споразумения с партньори и доставчици
- Управление на проектна документация по търгове и обществени поръчки
- Изграждане на електронни архиви - академични, административни и проектни
- Oбработка, съгласуване и електронно подписване на документи с КЕП (Квалифициран електронен подпис) - заявления, молби, заповеди, докладни, договори и др.
- Управление на студентски досиета – заявления, оценки, дипломни работи и др.
- Управление на досиета на преподаватели и служители
- Mаршрутизиране на типични процеси и одобрение на документи между различни звена
- Електронен обмен на документи с други институции, граждани и бизнеса (посредством СЕОС, ССЕВ, имейл протокол)
- Предоставяне на електронни услуги за ученици, родители, студенти и служители – подаване на заявления, справки, искания
Всяко учебно заведение наподобява жив организъм – с хиляди ученици и студенти, множество преподаватели, административен персонал и непрестанен поток от документи и информация. За да функционира тази сложна структура без хаос и забавяния, е необходима надеждна и модерна деловодна система.
Archimed eDMS е цялостно софтуерно решение за ефективно управление на административната и учебна документацията. Платформата елиминира нуждата от хартиени носители, като предоставя електронно регистриране, проследяване, подписване и архивиране – напълно съобразено с българската и европейската нормативна уредба.
Модулът Archimed eProcess дава възможност за автоматизация на типични административни процеси. Системата предоставя възможност да се следи текущият статус на процеса и свързаните с него документи, да се идентифицират етапи, в които има забавяне или затруднения, и улеснява вземането на навременни мерки за оптимизация.
Системата разполага и с инструменти за възлагане на конкретни насочвания (задачи) за изпълнение към отговорни лица, определяне на срокове за изпълнение и проследяване на напредъка. Това значително улеснява ръководния контрол и осигурява спазване на нормативните изисквания и вътрешните процедури.
Archimed eDMS дава възможност на университетите да предоставят електронни услуги чрез интернет, насочени към ученици, родители, студенти, преподаватели, външни партньори. Това води до намаляване на административната тежест, спестяване на време и усилия и повишаване на удовлетвореността на потребителите.
Сигурният електронен обмен на документи с държавни и местни институции, граждани и бизнеса премахва нуждата от физически документи и куриерски разходи, като същевременно осигурява бързина и проследимост.
Ползи за учебните заведения
- Единна електронна среда за работа с документи, задачи и информация
- Автоматизация на типични процеси и намаляване на човешки грешки
- По-бързо движение на документи и по-кратки срокове на изпълнение
- Пълна проследимост и контрол върху всяка стъпка от процесите и документацията
- Ефективно следене на срокове по документи и задачи
- Намалено време за търсене и управление на документи (с над 60%)
- Съществено намаляване на разходите за печат, съхранение и обмен
- Гарантирана сигурност на достъпа до информацията - чрез права за достъп, двуфакторна автентикация, интеграция с активна директория, възможност за логване с КЕП и др.
- Пълна съвместимост с нормативната уредба и действащото законодателство
С Archimed eDMS учебните заведения могат да изградят гъвкава, интелигентна, прозрачна и ефективна дигитална администрация, която подобрява качеството на услугите, оптимизира работата на служителите и повишава удовлетвореността на всички заинтересовани страни – студенти, ученици, родители, преподаватели, администрация и външни партньори.
